Na odeslané faktuře jste si všimli chyby? Nejprve zjistěte, čeho se týká. Jiný postup se hodí pro překlep v kontaktních údajích a jiný pro nesprávnou cenu nebo částku DPH. Původní doklad nemažte ani neupravujte tak, aby nebylo možné dohledat, co jste zákazníkovi poslali.
Nejdřív určete, co je špatně
Zkontrolujte, zda jde o formální chybu, například chybně napsanou adresu nebo název, anebo o chybu, která mění obsah fakturace. Mezi důležité údaje patří zejména částka, datum uskutečnění plnění, předmět dodávky a sazba či výše DPH. Rozhodující je také to, zda jste plátce DPH a zda už zákazník fakturu zaplatil.
Jak postupovat u překlepu
Pokud chyba nemění cenu ani daň, vystavte opravený doklad nebo zákazníkovi pošlete jasně označenou opravenou verzi. Uveďte, že nahrazuje původní fakturu, a připojte její číslo. Zákazníkovi stručně vysvětlete, co se změnilo, a požádejte ho, aby při evidenci použil správný doklad. Původní fakturu i komunikaci si ponechte.
Když je špatně cena nebo DPH
Pokud se mění základ daně nebo výše daně, u plátce DPH může být potřeba vystavit opravný daňový doklad. Ten se používá například při dodatečné změně ceny nebo při opravě některých nesprávně uvedených částek. Jeho náležitosti a zachycení v daňové evidenci závisí na důvodu opravy i konkrétní situaci. Nejde tedy vždy jen o zaslání nové faktury se správnou částkou.
Jestliže byla faktura vystavena omylem, dodávka se neuskutečnila nebo byl doklad vystaven nesprávnému odběrateli, ověřte správný postup s účetní či daňovým poradcem. U DPH může mít význam i to, zda už byla daň přiznána nebo faktura uhrazena. Původní doklad bez dalšího nemažte ani nepředpokládejte, že jeho nahrazení samo vyřeší všechny daňové povinnosti.
Nezapomeňte na zákazníka a evidenci
Po vystavení opravy pošlete zákazníkovi nový nebo opravný doklad a výslovně uveďte, jak má naložit s původní fakturou. Pokud ji už zaplatil, domluvte se, zda vzniklý rozdíl doplatí, nebo mu peníze vrátíte. Uchovejte původní i opravený doklad a zaznamenejte důvod změny tak, aby bylo možné opravu zpětně vysvětlit.
Jak chybám předcházet
Před odesláním zkontrolujte údaje o odběrateli, číslo faktury, data, popis plnění, částku i DPH. U pravidelných zákazníků se vyplatí ověřit, zda se nezměnily jejich fakturační údaje. Pokud si nejste jistí, zda jde pouze o opravu údaje, nebo o opravu daňového dokladu, poraďte se s účetní ještě před vystavením nové verze.